legalizzazione, Asseverazione e Apostille, cosa sono e come si fanno

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La traduzione di documenti redatti in una lingua straniera diversa dall’italiano da utilizzare presso autorità italiane è associata a tre servizi essenziali: la legalizzazione, l’asseverazione e le apostille.

IN COSA CONSISTE LA LEGALIZZAZIONE E QUAL È LA SUA FUNZIONE?

La legalizzazione è un requisito essenziale affinché un cittadino straniero possa far valere in Italia un documento proveniente dal Paese estero di origine o di stabile residenza.

Un cittadino straniero, infatti, può autocertificare determinate circostanze solo a condizione che siano già conosciute e acquisite presso l’ufficio pubblico italiano competente.

Tutto ciò che non è autocertificabile va dimostrato tramite documenti che devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero.

Per procedere alla legalizzazione il richiedente dovrà presentarsi, previo appuntamento, presso l’Ufficio consolare munito dell’atto (in originale) da legalizzare.

Se, invece, un atto italiano deve essere usato in un Paese estero, la legalizzazione – qualora richiesta da quell’ordinamento – deve essere fatta dal Procuratore della Repubblica presso il Tribunale nella cui circoscrizione ha sede il notaio che riceve o autentica l’atto.
La firma del Procuratore della Repubblica, a sua volta, viene legalizzata dal Consolato straniero in Italia nel cui ambito risiede.
Se l’atto è rilasciato dal Comune la legalizzazione deve essere rilasciata dal Prefetto competente per il territorio.


QUALI ATTI SONO SOGGETTI A LEGALIZZAZIONE?
Gli atti soggetti a legalizzazione sono: gli atti dello stato civile, gli atti dell’anagrafe e gli atti pubblici formati in uno Stato che devono essere prodotti nel territorio di un altro Stato.

Per “atto straniero” si intende l’atto redatto e compilato all’estero da Autorità straniere, anche se in lingua italiana. Sotto questo profilo non è “straniero” l’atto redatto da Consolati e Ambasciate italiane all’estero, anche se le parti sono straniere.

fonti: Ministro degli Affari Esteri

ASSEVERAZIONE COSA VUOL DIRE E A COSA SERVE?

L’asseverazione è la procedura che dà valore alla traduzione di un documento per mezzo del giuramento davanti al cancelliere o notaio.
Il giuramento va effettuato da chi ha svolto la traduzione, il quale si reca in Tribunale con un documento di riconoscimento e la copia cartacea della traduzione svolta.
Tale giuramento si può effettuare in qualunque tribunale, non essendovi limiti di competenza territoriale. L’asseverazione coincide con il giuramento.

Con l’asseverazione, in sostanza, il traduttore attesta, firmando apposito verbale, che la traduzione è accurata, autentica e fedele al documento di partenza. 

Le traduzioni giurate o asseverate quindi, vengono ufficializzate attraverso il giuramento del traduttore che afferma, all’interno di un apposito dipartimento del Tribunale, di aver effettuato una traduzione fedele e corretta del testo presentato.
Il traduttore si assume in questo modo la piena responsabilità di ciò che ha scritto, e ne risponde davanti alla legge.

Il traduttore può essere:

  • un traduttore madrelingua (che può essere la persona stessa che ha tradotto il documento);
  • una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’albo dei consulenti tecnici presso il Tribunale di competenza;
  • una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’Associazione Periti ed Esperti della Camera di Commercio dell’Industria e dell’Artigianato competente.

La traduzione asseverata potrebbe avere bisogno anche della legalizzazione, ma come si comprende si tratta di due procedure distinte.
In tal caso la legalizzazione, intesa come certificazione della firma e della qualifica di chi ha rilasciato l’atto, riguarda proprio l’asseverazione con cui il traduttore si assume la responsabilità dell’autenticità e veridicità della traduzione effettuata.

Di norma, infatti, la legalizzazione si fa presso lo stesso Tribunale in cui è avvenuta l’asseverazione.

CHE COSE’ APOSTILLE?

L’apostille è un timbro apposto dal Governo di uno degli Stati firmatari della Convenzione dell’Aia 1961(fonti).
L’appostile certifica la qualità del soggetto che ha sottoscritto/rilasciato il documento, la veridicità della firma e l’identità del timbro o sigillo utilizzato, ma non il contenuto dell’atto.

Quando un documento è munito di appostile, non è necessaria la sua legalizzazione per attribuirgli valore giuridico in un Paese straniero. Bisogna che il documento debba, però, essere utilizzato in uno dei Paesi firmatari della Convenzione dell’Aia 1961 in caso contrario sarà necessaria la legalizzazione.

DOVE SI FA APOSTILLE?
In Italia sono due gli uffici preposti ad apporre l’appostile:

  1. Prefettura, dove vengono apostillati i documenti rilasciati dal Comune, dalla Camera di Commercio e dalle scuole.
  2. Procura della Repubblica, che, di norma si occupa di apostillare i documenti “giuridici”, ad esempio il certificato del casellario giudiziale, gli atti sottoscritti da un funzionario del Tribunale e gli atti notarili.

La procedura di apostille vale, sia nel caso in cui si voglia far valere all’estero (in uno dei Paesi della Convenzione dell’Aia) un documento rilasciato in Italia, sia nel caso opposto, in cui si voglia far valere in Italia, un documento che è stato rilasciato dalle autorità competenti interne del Paese straniero firmatario della Convenzione.

PER QUANTO TEMPO È VALIDO L’APOSTILLE?
L’apostille non possiede alcuna scadenza.
Tuttavia, alcuni documenti apostillati hanno essi stessi un periodo di validità (ad esempio un certificato penale che ha validità di 6 mesi) per cui i documenti con un periodo di validità scaduto non saranno accettati in un altro stato pur essendo certificati con un’apostille.

QUALI PAESI SONO ESENTI DA APOSTILLE E LEGALIZZAIONE?
Nei Paesi dell’UE non è necessaria né l’una né l’altra procedura perché i documenti pubblici rilasciati nei Paesi dell’Unione sono automaticamente riconosciuti.

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